Muitas vezes, acontece de encontrarmos alguma divergência na Nota Fiscal dos Fornecedores, seja ela um simples erro no endereço como também um erro na quantidade de mercadorias e também parâmetro tributário.

Como esta situação é bastante comum, sempre encontramos dúvidas quanto aos procedimentos que se deve tomar a fim de regularizar a situação e também, evitar que a mercadoria fique “parada na porta do estabelecimento”.

Tendo isto como premissa, hoje iremos ajudá-los, dando dicas e também procedimentos para evitar e resolver estes tipos de situação.

Carta de correção

Muito se confunde quando se fala de Carta de Correção, pois o que vem em mente nas pessoas é que ela irá resolver qualquer tipo de divergência, mas não é bem assim. Esta é uma opção que em muitos casos pode não resolver a situação, como veremos a seguir.

A Carta de Correção, somente pode ser utilizada apenas para corrigir erros ocorridos na emissão do documento e que não estejam relacionadas com alteração em valores, alterações cadastrais que impliquem em mudança de remetente, tomador, emitente ou destinatário, número e série na Nota Fiscal, além da data de emissão ou saída.

A carta de Correção deve obedecer o leiaute estabelecido em Ato Cotepe, deve conter assinatura digital (utilizando o Certificado Digital) e ser transmitida pela internet. 

Cancelamento do Documento Fiscal

Outro procedimento para sanar as irregularidades no documento fiscal é seu Cancelamento.

Este procedimento apenas pode ser usado caso o fornecedor das mercadorias detecte o erro antes de ocorrer o Fato Gerador do ICMS, ou seja, antes da circulação da mercadoria.

Para os supermercadistas, por exemplo, é importante relatar que eles devem ter conhecimento deste procedimento para aplicá-lo nos documentos fiscais de emissão própria, tais como a Nota Fiscal Eletrônica e o Cupom Fiscal.

Para cancelar o cupom fiscal, é necessário que conste a assinatura do operador do ECF e do supervisor do estabelecimento no verso do cupom e que isso seja feito imediatamente após a emissão. Se necessário, emita um novo cupom fiscal.

Já a Nota Fiscal Eletrônica, poderá ser cancelada através de Pedido de Cancelamento de NF-e ou Pedido de Inutilização de Número de NF-e. O Pedido de Cancelamento deve ser transmitido a SEFAZ. Lembrando que não pode ser cancelado o documento fiscal em que já tenha ocorrido a circulação da mercadoria (fato gerador do ICMS). Além disso, o prazo de cancelamento é de 24 horas.

Nota Fiscal Complementar

Em alguns casos, não é mais possível efetuar o cancelamento da Nota Fiscal. Neste caso, quando o Imposto destacado no documento for a menor que o devido, pode ser utilizada uma Nota fiscal Complementar.

O Documento complementar irá completar a diferença a menor lançada no documento fiscal original.

Quando a Nota Fiscal Complementar for emitida em período de Apuração posterior em relação ao documento original, deve o Fornecedor, além de emitir a Nota Fiscal Complementar, recolher o ICMS através de guia de recolhimentos especiais.

Estorno do Crédito ou Declaração de não Utilização

Por outro lado, pode acontecer de o imposto ser destacado a maior na nota fiscal. Neste caso, deverá ser feito o estorno do imposto creditado (que foi destacado a maior pelo fornecedor) ou então fazer uma declaração de não utilização deste valor a maior.

Denúncia Espontânea

Caso o contribuinte não consiga resolver as divergências encontradas nos Documentos Fiscais mediante os procedimentos relacionados anteriormente, poderá ser feita a denúncia espontânea na repartição fiscal. Isso evita que o contribuinte sofra penalidades (caso a denúncia seja feita antes da intervenção do Fisco).

Fonte: http://mixfiscal.com.br/blog/nota-fiscal-fornecedor-errada/